آموزش نوشتن یک برنامه‌ی کاری منظم و کارآمد
اقدامات لازم در جهت نوشتن یک برنامه‌ی کاری
۱- هدف مورد نظر را شناسایی کرده و سپس به نوشتن یک برنامه‌ی کاری اقدام کنید. برنامه‌های کاری می‌توانند برای دلایل متنوع و متفاوتی مورد استفاده قرار بگیرند. در مرحله‌ی اول باید هدف خود را در قالب یک شیء در مقابلتان تصور کنید و سعی در توصیف آن داشته باشید. ذکر این نکته هم خالی از لطف نیست که هر برنامه‌ی کاری‌ای، برای یک دوره‌ی زمانی خاص شکل می‌گیرد (برای مثال: شش ماهه یا ۱ ساله).
- در یک فضای کاری، برنامه‌های کاری می‌توانند درک عمیقی از پروژه‌های شما در طی چندین ماه آینده را به مافوق‌هایتان ارائه دهند. این برنامه‌های کاری، اصولاً پس از یک طرح‌ریزی دقیق از نحوه‌ی عملکرد شما و یا پروژه‌ی گروهی‌تان خواهد بود. برنامه‌های کاری همچنین می‌توانند نتیجه‌ی استراتژی و اهدافی باشند که شرکت کارفرمای شما برای یک سال کاری یا سال آینده طرح‌ریزی کرده است.
- در دنیای علم و تحصیل، برنامه‌های کاری به دانش‌آموز و یا دانشجو کمک می‌کند تا بتوانند برنامه‌ی درست و منظم را برای یک پروژه‌ی عظیم به جریان بیندازند. این نوع برنامه‌ریزی همچنین می‌تواند به اساتید و معلمین کمک کند تا موارد مورد نیازشان را برای سال تحصیلی آماده کنند.
- برای یک پروژه‌ی شخصی و آزاد، برنامه‌ی کاری می‌تواند ترسیم دقیقی از هدف اصلی شما، نحوه‌ی کار شما و تاریخی که برای تکمیل آن در نظر گرفته‌اید باشد. برنامه‌های کاری شخصی، قادر هستند تا شما را در مسیر اصلی رسیدن به هدفتان نگه دارند.
۲- مقدمه و ارائه پس‌زمینه‌ای از کار را فراموش نکنید. برای برنامه‌های کاری حرفه‌ای، بسیار مهم است که مقدمه و پس‌زمینه را در خود داشته باشد. این دو مورد، اطلاعات مورد نیاز را برای مافوق یا مدیر شما تأمین کرده و به آن‌ها نقطه نظری دقیق از برنامه‌هایتان ارائه می‌دهد. نوشتن یک مقدمه و پس‌زمینه، معمولاً برای برنامه‌های درسی ضروری نیستند.
- مقدمه باید کوتاه و مفید باشد. به مافوق خود یادآوری کنید که چرا این برنامه‌ی کاری را ترتیب داده‌اید. به معرفی پروژه یا پروژه‌هایی بپردازید که قرار است در آن دوره‌ی زمانی خاص به جریان بیندازید.
- پس‌زمینه‌ی ارائه شده‌ی شما، باید شامل دلایل ایجاد این برنامه توسط شما باشد. برای مثال، بازخوانی اطلاعات و آمار گزارش‌های اخیر، می‌تواند مشکلاتی را که نیاز به تصحیح دارند را واضح‌سازی کرده و بازخوردهای لازم را برای پروژه دریافت کند.
۳- اهداف و مقاصد خود را مشخص کنید. اهداف و مقاصد در یک موضوع مشترک هستند؛ هر دوی آن‌ها، به مسائلی اشاره دارند که شما امید دارید از طریق برنامه‌ی کاری خود به آن‌ها دست پیدا کنید؛ اما تفاوت آن‌ها نیز مهم و قابل ذکر است؛ اهداف جزء مسائل عامیانه می‌شود اما مقاصد شخصی اصولاً موارد خاصی را شامل می‌شوند.
- لازم است تا اهداف شما، بر روی دورنمای کلی پروژه‌تان متمرکز باشند. نتایج دلخواهی که قرار است در انتهای این برنامه به دست آورید را در یک لیست جمع‌آوری کنید؛ برای مثال، هدفتان این باشد که یک پرسشنامه‌ی کتبی را کامل کنید یا اطلاعات بیشتری راجع به نوشتن کسب کنید.
- لازم است تا مقاصد شما خاص و قابل درک باشند؛ به عبارت دیگر، شما باید قادر باشید که در حین انجام عمل، آن‌ها را به طور واضح بر روی کاغذ پیاده کرده و تیک بزنید. برای مثال، پیدا کردن افرادی برای پرسشنامه‌ی کتبی‌تان، می‌تواند مقصد خوبی باشد.
- بسیاری از برنامه‌های کاری اصولاً به کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تقسیم می‌شوند. البته اگر مقاصد مورد نظر، شدیداً ویژه باشند. برای مثال، ممکن است هدف کوتاه مدت یک شرکت این باشد که درصد بازدید تبلیغات در طی سه ماه آینده خود را تا ۳۰% افرایش دهد، اما هدف بلند مدتشان این باشد که در طی سال آینده، بازدیدهای محصولات خود را در فضای مجازی تا سطوح بسیار بالایی افزایش دهند.
- مقاصد مورد نظر، اصولاً به شکل فعال و عملی بیان می‌شوند (برای مثال استفاده از افعالی همچون: برنامه‌ریزی کردن، نوشتن، افزایش دادن و اندازه‌گیری) روش بسیار مفیدتری نسبت به استفاده از چنین افعالی است که معنای مبهم‌تری دارند (بررسی کن، اطلاعات کسب کن، متوجه شو).
۴- برنامه‌ی کاری را با مقاصد هوشمندانه‌ای در نظر بگیرید. در حقیقت، لغت هوشمندانه یک واژه مخفف برای کسانی است که به دنبال نتایج ملموس‌تر و فعال‌تری در انتهای برنامه‌ی کاری خود هستند.
- مخصوص. دقیقاً چه کاری خواهیم کرد و این کار در راستای خدمت‌رسانی به چه قشری انجام می‌شود؟ باید بدانید که چه قشر و یا چه جمعیتی را در راستای کار خود انتخاب خواهید کرد و افعال و اعمال شما چه خدمتی به این افراد ارائه خواهند داد.
- قابل اندازه‌گیری. آیا نتیجه‌ی کار من قابل اندازه‌گیری است و می‌توانیم مقدار خاصی برای آن تعیین کنیم؟ آیا میتوانید نتیجه‌ی مورد نظرتان را محاسبه کنید؟ مثلاً ممکن است برنامه‌ی کاری شما در راستای این باشد که سطح سلامت و بهداشت ایران تا سال ۲۰۲۰ بالاتر برود؟ یا آیا برنامه‌ی کاری شما در راستای این است که افراد زلزله‌زده‌ی کرمانشاه تا پایان امسال مسکن‌های کافی و باکیفیتی برای زندگی داشته باشند؟
- یادتان باشد که حتماً یک عدد اساسی و پایه، برای اندازه‌گیری کیفیت مورد نظر داشته باشید. برای مثال، اگر شما ندانید که در حال حاضر، چند نفر یا چند درصد از زلزله‌زدگان کرمانشاه در رفاه نیستند، چگونه قادر خواهید بود تا ادعا کنید که شما باعث شدید تا این رقم کاهش پیدا کند؟
- قابل دست‌یابی. آیا می‌توانیم در زمان تعیین شده و با توجه به منابعی که داریم، نتیجه‌ی مورد نظر را تمام و کمال دریافت کنیم؟ مقصود شما باید کاملاً واقع‌گرایانه تنظیم شود. مثلاً افزایش ۵۰۰ درصدی فروش شما تنها زمانی قابل انجام و دست‌یابی است که شما شرکت و یا کسب‌وکار کوچکی را در اختیار داشته باشید؛ اما زمانی که شما فقط یک بازار خاص را در اختیار داشته باشید، چنین چیزی ممکن نیست.
- در برخی مواقع، نیاز است تا یک فرد حرفه‌ای و خبره به شما مشورت و اطمینان دهد که آیا این نتیجه‌ی مورد نظر، قابل دست‌یابی هست یا خیر.
- مناسب و مرتبط. آیا مقصود ما ارتباط و اثری بر روی هدف یا استراتژی ما دارد؟ همچنین دانستن این موضوع مهم است که به طور مثال، اندازه‌گیری و سنجش قد و وزن دانش‌آموزان دبیرستانی، تأثیری بر روی کاهش عوامل ایجاد اختلالات روانی دارد یا خیر؟ مطمئن شوید که مقصود شما ارتباط مستقیمی با رویه و هدفتان دارد.
- محدودیت زمانی. پروژه‌ی ما چه زمانی تمام خواهد شد و یا چه زمانی متوجه می‌شویم که پروژه‌ی ما به اتمام رسیده است؟ حواستان باشد که باید زمان حتمی و قطعی‌ای برای اتمام پروژه تعیین کنید. قید کنید که در چه صورتی و با چه دستاوردی، پروژه‌ی شما به اتمام زودرس رسیده است.
۵- منابع را فهرست کنید. هر چیزی را که ممکن است برای رسیدن شما به اهداف و مقاصدتان ضروری باشد ذکر کنید. منابع بسته به اهداف مختلف برنامه‌های کاری، تنوع بسیار زیادی خواهند داشت.
- در یک فضای کاری، منابع می‌توانند شامل مواردی مثل بودجه‌ی مالی، پرسنل و کارمندان، هیئت‌مدیره و مشاوران شما، ساختمان‌ها یا اتاق‌های در دسترس و کتاب‌ها باشند. اگر برنامه‌های کاری شما مهم و رسمی‌تر باشد، یک بودجه‌ی دقیق نیز می‌تواند در ضمیمه ظاهر شود.
- در یک فضای علمی و تحصیلی، منابع شامل مواردی مثل دسترسی به کتابخانه‌های مختلف، ابزارهای تحقیقی مثل کتاب‌ها، روزنامه‌ها و مجلات، دسترسی به رایانه و اینترنت، اساتید و کسانی می‌شود که می‌توانند به سؤالات پیش‌آمده برای شما جواب درست و مناسبی بدهند.
۶- محدودیت‌ها را شناسایی کنید. محدودیت‌ها شامل موانعی می‌شوند که ممکن است در مسیر رسیدن به اهداف و مقاصدتان، در سر راهتان قرار بگیرند. برای مثال، اگر شما در حال کار بر روی یک پروژه‌ی تحقیقاتی برای مدرسه هستید، ممکن است متوجه شوید که برنامه‌ی شما برای نوشتن و تحقیق کافی، زیادی شلوغ است. از این رو، محدودیت قابل مشاهده، همین برنامه‌ی روزانه‌ی شلوغ و آشفته کننده است و لازم است تا قسمتی از این برنامه را از بین ببرید تا بتوانید برنامه‌ی کاریتان را به خوبی و با کیفیت کافی تحویل دهید. البته ممکن است در زمان‌هایی که کلاس‌هایی مهم برای حضور یافتن دارید، نیاز به یک برنامه‌ریزی دقیق و فشرده داشته باشید.
۷- چه کسی مسئول و پاسخگو است؟ این قابلیت، در هر نقشه و برنامه‌ی کاری دقیقی بسیار ضروری است. چه کسی برای انجام هر یک از وظایف مسئول است؟ ممکن است یک تیم یا گروه بر روی یک وظیفه‌ی خاص کار کنند، اما لازم است تا یک نفر حتماً پاسخگوی نحوه و زمان انجام آن وظیفه باشد.
۸- استراتژی خود را بنویسید. به برنامه‌ی کاری خود نگاه کنید و تصمیم بگیرید که چگونه قرار است با استفاده از منابع خود بر محدودیت‌ها و موانع غلبه کنید تا در نهایت به اهداف و مقاصد دلخواه‌تان برسید.
- هر کاری را به عنوان یک قدم خاص یادداشت کنید. تعیین کنید که چه اتفاقی باید هر روز یا هر هفته در یک زمان خاص انجام شود تا در نهایت به اهداف و مقاصد خود برسید؟ همچنین، افعال و اعمال و وظایف دیگر افراد تیم را نیز تحت نظر بگیرید. در این راه، میتوانید از نرم‌افزارهای مدیریتی یا یک تقویم شخصی استفاده کنید و این اطلاعات را سازمان‌دهی کنید.
- یک برنامه ایجاد کنید. با این‌که ممکن است برنامه‌ی شما، یک برنامه‌ی کاری آزمایشی باشد، اما باید به یاد داشته باشید که ممکن است اتفاقات پیش‌بینی‌نشده در طول این مسیر بیفتد و شما باید فضای کافی را در برنامه‌ی خود ایجاد کنید تا قادر باشید این اشتباهات یا شکست‌ها را تصحیح کنید.
منبع: چطورپدیا